За свои тринадцать лет работы я разработала собственную стратегию по организации документов. Я посвятила больше всего времени приведению в порядок разных бумаг, чем другому типу организации. И все почему? Потому что именно бумаги – это самая сложная вещь для организации.

Привести их в порядок очень сложно, потому что:

- Это нудно

- Документы занимают мало места в пространстве, поэтому очень тяжело быстро увидеть прогресс в работе с ними

- Это бесконечный процесс: каждый день появляются все новые и новые бумаги

- Обычно на них только черно-белый текст, что тяжело для глаз

- Для каждого отдельного документа нужно решить, куда его рассортировать, это тяжело особенно для тех, кому нелегко дается принятие любых решений

Но есть один любопытный факт: многие люди начинают заниматься сортировкой своих бумаг, когда им нужно делать что-то, что намного важнее, но что им не хочется делать, даже если это и не такие нудные задания, как организация документов.

К сожалению, откладывание на потом сортировки Ваших бумаг, в конце концов, не приведет ни к чему хорошему: их количество будет расти с каждым днем. И, чем больше бумаг будет скапливаться, тем меньше желание будет у Вас приводить их в порядок. Вскоре это может превратиться в настоящий кошмар, который сопровождается такими неприятными чувствами, как раздражение, злость, чувство неудовлетворенности и угнетенное состояние. 

С того момента, как организация бумаг стала для меня частью моего рабочего дня, я выработала для себя рекомендации для приведения их в порядок, что и помогает мне спокойно справляться с этим заданием и уверенно двигаться дальше.

1. Никогда не начинайте приводить в порядок свои бумаги, пока не закончите организацию всех остальных заданий

Если Вы начнете с бумаг, Вы быстренько свернете это дело. Вы просто убежите от этой работы! Вы переключитесь моментально на что-то другое: на поход за покупками, просмотр телепередач, перекусы или решите, что непременно нужно подстричь газон у дома.

Я уяснила для себя, что начинать с организации бумаг – это большая ошибка. 

Сначала нужно навести порядок на своем рабочем месте: рассортировать все, убрать лишнее. А потом, когда все вокруг уже приведено в порядок, то и с бумагами станет намного легче работать.

2. Никогда не начинайте рассортировку с одного единственного листа из груды бумаг

Для Вас важно, чтобы Вы видели прогресс в своей работе с бумагами. Лучший способ добиться этого: выбросить как можно больше ненужного хлама и как можно быстрее. Поэтому, первым делом Вы должны обработать большие массивы бумаг, такие как: журналы, периодику и соединенные степлером документы. Вы почувствуете подъем сил, когда увидите, как быстро тает гора бумаг и, таким образом, у Вас сохранится мотивация к работе.

3. Оставляйте только те бумаги, которые Вы будете использовать

Большинство людей хранит чересчур много бумаг, потому что они не знают, что именно нужно хранить. Поэтому-то они и сохраняют все, так как есть вероятность, что что-то из этого вороха им понадобится. Или же это может происходить из-за того, что они медлят с принятием решения, опасаясь совершить ошибку и неправильно оценить важность бумаги, и опять-таки хранят груды ненужной документации. Сохранять все, казалось бы, может уберечь нас от ситуации, когда нужен определенный документ, который мы, как оказывается, выбросили ранее. Но тут возникает резонный вопрос: находят ли такие люди нужный документ в этой огромной куче в тот момент, когда им он действительно становится необходимым? Вывод: чем больше у Вас бумаг, тем больше времени Вы тратите на их организацию и поддержание в порядке.

Мой совет: вспомните случаи в своей жизни, когда Вам нужно было отыскать какой-нибудь документ. Вспомните, какие именно это были бумаги. Это очень важно, так как, если Вам нужны были такого рода документов в прошлом, то весьма вероятно, что Вам они понадобятся в будущем. Допустим, Вам нужны были документы на покупку жилья или договор о кредите. Сохраняйте эти документы, так как они, вероятно, еще Вам неоднократно понадобятся. 

В моменты, когда Вы начинаете сомневаться, хранить ли данный документ или нет, спросите себя: «Как мне может это понадобиться?». Если у Вас не получается вспомнить, как Вы могли использовать такой тип документов в прошлом или же не смогли ответить себе на вопрос, как Вам сможет он пригодиться в будущем, - смело выбрасывайте! А теперь: улыбнитесь! Вы сделали то, что существенно облегчит Вам жизнь.

4. Сделайте так, чтоб каждый день очищать свое пространство от ненужных бумаг

Вам понравилась эта статья? Добавьте ее в закладки:

Вы хотите быть в курсе новых публикаций на тему личных финансов?


 

Комментарии к статье: