В прошлый раз мы начали изучать вопрос об управлении личным временем по методике GTD и сегодня продолжаем наш разговор с того, как организовать всю полученную рутину.

3. Организация

После обработки у нас появляется 8 видов информации, которую обязательно нужно организовать в удобную и ясную систему. Все должно быть на бумаге, в файлах канцелярских и файлах компьютерных, в органайзере бумажном и специальной программе, в папках или КПК. Набор и количество носителей вы будете выбирать сами в зависимости от возможностей и вкусов. Главное не забывать: 1) ничего не должно оставаться у вас в голове; 2) носителей должно быть, как можно меньше. Итак, перейдем непосредственно к самим категориям.

1.1. Проекты

Проектами, Девид Ален, называет любой желаемый результат, для достижения которого требуется более, чем одно активное действие. Это означает, что некоторые или даже многие задачи, с виду даже очень простые, попадут в категорию «Проекты». Объясняется это просто: когда одно активное действие не позволяет закончить задачу, то остается еще что-то, что необходимо сделать. И это что-то не должно сидеть у нас в голове, оно должно быть зафиксировано во внешнем носителе, чтобы мы с легкостью и в любое время могли сделать обзор.

Проекты не нужно располагать каким-либо особым образом, по алфавиту или по значимости. Они просто должны присутствовать в списки «Проекты», который позволял бы нам с легкостью и как угодно часто обращаться к нему для планирования требуемых дальнейших действий по каждому из них, в данный момент или на определенный период времени.

Девид Ален сравнивает список проектов с совокупностью «финишных ленточек», которые помогают нам выстраивать каждый свой шаг и весь путь в нужном направлении.

1.2. Категория первоочередных шагов.

Во всей системе центральное место занимает решение о том, каков будет следующий шаг. Все физические, зримые, одноактные действия, направленные на завершение любого незамкнутого цикла, могут быть разделены на 3 вида:

1) Действия, которые должны быть совершенны в определенное время, в конкретный день (мы заносим их в «Календарь»);

2) Задачи, которые нужно выполнить, как можно скорее (заносим в список «Первоочередных шагов»);

3) То, что может быть сделано другими (заносится в список «Ожидание», который у меня называется «Контроль»).

«Календарь»

«Календарь» — представляет из себя носитель, который позволяет нам получать информацию о действиях относительно времени. Это может быть бумажный ежедневник, в который мы должны заглядывать каждый день, компьютерный органайзер или календарь, напоминания в телефоне или КПК. Для «Календаря» существует строгое правило. В нем отмечаются только 3 вещи:

— действия, которые можно совершить или следует совершить в определенное время (назначенные на определенное время встречи, отправка вашего поезда и т.д.);

— действия, которые можно совершить или следует совершить в определенный день(т.е. действия, которые нужно совершить в течение определенного дня, но не обязательно в определенное время);

— информация или пометка о ней, приуроченная к конкретным временным моментам (информация, которая может оказаться полезной в определенный момент).

Никаких каждодневных списков дел! Только 3 категории, указанные выше. Это может показаться глупостью или даже ересью для сторонников классического тайм-менеджмента, но при более близком рассмотрении мы увидим разумность этого подхода.

Во-первых, постоянный поток информации, постоянные изменения приоритетов и меняющиеся обстоятельства, просто не позволяют нам предугадывать, с какими проблемами нам придется столкнуться и какие вопросы будет необходимо решать. Да, нам всегда нужно иметь при себе план действий, но он должен иметь возможность меняться в любой момент. Перечень действий в календаре или ежедневнике не справляется с этим требованием, и невыполненные дела приходится постоянно переписывать с одного дня в другой.

Вторая проблема — рассеивание внимания. Если в списке дел, кроме тех задач, которые нужно обязательно или можно выполнить только в определенный день, будут и другие, необязательные, то мое сознание может упустить единственное важное дело.

«Календарь» должен стать для вас своего рода святыней. Если вы что-то вносите в него, то должны обязательно это выполнить или же вообще отказаться от его выполнения.

Список первоочередных действий (СПД)

СПД — второй носитель, наряду с «Календарем» составляет основу GTD. Сюда входят все действия, которые занимают больше 2-х минут, нельзя поручить другим, и которые не привязаны к конкретному времени или дню. Это и есть действия, помогающие нам быть гибкими и без стресса реагировать на меняющиеся обстоятельства нашей жизни.

СПД будет помогать нам определяться с возможными направлениями деятельности в конкретный момент. Храниться СПД должен в таком виде и на таком носителе, который будет позволять нам без труда пересматривать его, как только появится свободная минутка.

1.3. Проблемы, не требующие активных действий

Мусор

Выбросьте все, что не нужно. Не оставляйте среди ваших бумаг и списков. В противном случае мусор серьезно повредит всей системе и засорит не только письменный стол, но и ваше сознание.

Отложенные дела

Все, что вам интересно, но не требует действий по принципу «как только, так и сразу» или не имеет возможности к воплощению, должно попадать в эту категорию. Возникающие идеи, информации о выставках (фильмах, театральных постановках…) в будущем, желанные, опять же в будущем, покупки и т.д. и т.п. Все, что вы сейчас не можете осуществить по какой-то причине, но и не желаете совсем забывать.

Первый — система упорядоченных напоминаний. Если действие связанно с определенной датой, то мы выставляем напоминание на время, которое позволит нам принять решение по определенному действию, спланировать и воплотить его. Ваш «Календарь» сможет помочь вам в этом.

Второй вариант больше подходит к новым идеям, проектам, покупкам и подобным вещам, которые требуют определенных ресурсов, но не привязаны ко времени. Их мы заносим в список «Может быть \ когда-нибудь». Если вы хотите извлечь максимальную пользу из этого списка, то должны регулярно просматривать его. Девид Ален советует внести этот просмотр в еженедельный пересмотр дел (об этом ниже).

Помеченные материалы

Многие материалы не требуют от нас активных действий, но могут содержать ценную для нас информацию. Ее мы можем поместить в систему хранения, которая без труда позволяет нам рассортировывать материал и так же без труда находить его. Автор книги советует создать алфавитную систему.

Вам понравилась эта статья? Добавьте ее в закладки:

Вы хотите быть в курсе новых публикаций на тему личных финансов?


 

Комментарии к статье: