FinancialFamily - сайт о личных финансах, семейном бюджете и домашней бухгалтерии
 Журнал о деньгах                        
Спонсор проекта

 
Искусство успевать без стресса. Часть 3

Автор статьи: Андрей Банников, FinancialFamily.ru

Сегодня мы заканчиваем наш небольшой цикл статей, посвященных управлению временем по методике Дэвида Алена, GTD.

4. Пересмотр проблем

Одно дело записать на бумаге или в КПК, что нужно купить новые аккумуляторы для беспроводной мыши, а другое — вспомнить об этом, проезжая мимо супермаркета или вообще, находясь в супермаркете. Наша система управления деятельностью должна быть организована таким способом, чтобы мы могли пересматривать списки с требуемой периодичностью и на всех уровнях. Только так мы сможем принимать правильные решения, как поступать в определенных ситуациях. Если вы все сделали, как советовалось раньше, то для поддержки работы системы вам не придется прилагать особых усилий.

Какие проблемы и когда пересматривать

Вечером или утром мы начинаем обзор наших дел с «Календаря». Дела, занесенные в «Календарь», не обязательно являются самыми важными в нашей жизни. Просто их нужно сделать именно в определенное время или определенный временной промежуток.

После просмотра «Календаря» чаще всего вы будете заглядывать в список первоочередных действий (СПД). Подобные списки полезны утром, чтобы примерно прикинуть план на день. Днем, когда появилось свободное время. И, что, на мой взгляд, самое примечательное, в неожиданных изменениях жизненной ситуации у меня всегда под рукой список всех действий. Из этого списка я всегда могу выбрать одно, приемлемое на данный момент. Это позволяет быть гибким, но в тоже время эффективно продвигаться к своим целям. Динамика жизнь нам не помеха.

По мере необходимости мы будем просматривать списки проектов, порученных дел и список «Может быть \ когда-нибудь». Переодичность просматривания этих списков позволяет нам выкинуть их из головы.

Критический фактор успеха: еженедельный обзор проблем

Вся система должна быть пересмотрена, проанализирована и «подлатана» раз в неделю. Еженедельный обзор это время для:

— первых 3-х шагов (сбор рутины, обработка задач, организация);

— пересмотра вашей системы (анализ слабых мест по причине вашего неосновательного подхода, удобство хранения списков и т.д.);

— обновления списков;

— упорядочивания, прояснения, продвижения и завершения.

Чем более полной и стабильной является система, тем больше вы ей доверяете. А чем больше вы ей доверяете, тем более уверенно и спокойно вы себя чувствуете. Помните: еженедельный обзор — критический фактор успеха вашей личной системы управления деятельностью.

5. Действия

Принятие правильных решений в любой момент времени — основная цель всей системы.

3 модели выбора программы действий

Девид Ален разработал 3 модели, которые помогают принимать решения относительно конкретных действий. Заметьте: они не выбирают конкретное действие, но помогают вам более осознанно оценивать возможные варианты. Помните так же, что эти модели не соперничают друг с другом. Они могут дополнять друг друга, помогать друг другу и сливаться в гармонии.

5.1. Четыре критерия выбора текущих действий

1. Контекст. Некоторые действия можно совершать где угодно, но некоторые зависят от наличия инструментов (компьютер, принтер…) или требуют определенной обстановки (дом, офис, магазин…).

2. Запас времени. Если у вас свободно 15 минут, то, естественно, вам нет смысла браться за дела, которые требуют на выполнение больше.

3. Запас энергии. Для разного рода деятельности, необходимы разные виды энергии. В своей системе все действия я определяю по категориям: «Физический труд», «Интеллектуальный труд», «Механический труд».

4. Приоритетность. Вам известен контекст, у вас есть свободное время, и энергия просто хлыщет из вас. Что делать сейчас? В ответе на этот вопрос вам поможет ваш список приоритетов. Составлен он на бумаге, в вашей голове или висит в рамке на стене, не важно, главное, чтобы он у вас был. Если его еще нет, то самое время заняться составлением.

5.2. Модель анализа повседневной работы

Чтобы вы не делали, вы всегда участвуете в одном из 3-х процессов:

— выполнение запланированной работы (отработка «Календаря» и списков первоочередных действий);

— выполнение работы по мере ее появления (все незапланированное и неожиданное, что требует от нас немедленных реакций и решений);

— планирование дальнейшей работы (опустошение «Корзины», планирование одноактных действий по проектам, выполнение «двухминутных» действий, пополнение списков задач).

5.3. Шестиуровневая модель анализа собственной работы.

Стивен Кови сказал: “Когда мы говорим об управлении временем, смешно беспокоится о скорости, не решив вопроса о направлении, сберегая минуты, попусту теряя годы”. Вашим выбором должны управлять приоритеты. Для помощи в определении наших приоритетов Девид Ален выделяет 6 ракурсов и для наглядного примера использует аэрокосмическую отрасль. Снизу вверх.

Взлетная полоса. Список всех срочных действий, которые вы должны предпринять.

10 000 футов: Текущие проекты. Сравнительно краткосрочные результаты, которых вы хотите достичь. Например: ремонт квартиры, представление нового продукта на выставке, отпуск в Египте.

20 000 футов: сфера ответственности. Основные жизненные сферы, в которых вы хотите достичь результатов и удовлетворить поставленные требования. Работа, семья, здоровье, финансы, быт, духовность и т.д. и т.п. 

30 000 футов: Цели, для достижения которых, требуется от 1 до 2-х лет. Все очень просто: то чего вы хотите достичь в сферах, относящихся к 20 000 футам, через 2 года.

40 000 футов: Временной промежуток от 3-х до 5 лет. Составление планов на такой период побуждает вас мыслить более широкими категориями. Здесь мы можем размышлять и планировать изменения карьеры, жизненных обстоятельств, финансовых целей. Сюда входит все, что требует более долгосрочного планирования, и прямо влияет на высоту 50 000 футов.

50 000 футов и выше: Вся жизнь. Для чего существуете вы? Ваша семья? Ваша компания? Вся ваша деятельность. Все ваши цели, задачи, проекты, действия исходят из ответов на эти вопросы.

Подобные аналогии с авиацией, конечно же, символичны и размыты. В реальной жизни не все и не всегда будет четко входить в определенную «высоту», но эта аналогия должна помогать нам не забывать, что кроме ежедневных забот и дел, у нас есть что-то более ценное. Наша жизнь, наша семья, друзья, здоровье, духовность. Что-то, что выше рутины на столько, на сколько 50 000 футов выше взлетной полосы.

Заключение

Эта статья — всего лишь краткий конспект-резюме книги Девида Алена «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса». Многие детали, инструменты и советы не были даже упомянуты, а упомянутые, описаны очень кратко. Но в тоже время вы уже сегодня можете начинать внедрять эту систему в свою жизнь и ощутить сладостные плоды эффективности без стресса. Сама суть и философия этой системы очень проста и понятна. А понимание чего-то является основанием успеха. Чего вам и желаю от чистого сердца.

В следующей статье я поделюсь с вами личным опытом использования системы GTD в своей жизни при помощи компьютерного органайзера Leader Task.

Вам понравилась эта статья? Добавьте ее в закладки:

Вы хотите быть в курсе новых публикаций на тему личных финансов?


 

Ваша оценка статьи:

Комментарии к статье:

Рассылка


Также интересно по теме:
Тайм-менеджмент

Управляем временем: как истребить 20 хронофагов


Как быть успешным предпринимателем и все успевать? Четко обозначайте приоритеты, составляйте себе расписание и не откладывайте дела в дальний ящик. Не стремитесь к перфекционизму и делегируйте полномочия. Кроме того, забудьте об интернет-форумах, социальных сетях и телевизоре. Они отнимают слишком много времени.
Продолжить чтение...

 

 

Copyright © 2004-2012 ООО "Сэнюэл" (Sanuel Ltd.) Все права защищены.