Сколько времени Вы ежедневно тратите на неважные дела; дела, которые никак не влияют на успех в работе, продвижение по служебной лестнице, или бизнес? Знаете ли Вы, сколько времени проводите за чтением электронной почты, разговорами с коллегами, делая себе кофе, или обедая? И как часто Вы думаете: "Я бы достиг намного большего, имея на полчаса-час больше рабочего времени ежедневно"?

И знаете ли Вы точно, в какое время дня Вы проверяете электронную почту, пишите важные статьи, или работаете над своими долгосрочными целями?

Большинство людей убедились, что их работоспособность в разное время суток по-разному эффективна. Также и Ваша эффективность может меняться в зависимости от количества сахара в крови, количества времени, прошедшего с момента, когда Вы последний раз отдыхали, или же от рассеивания внимания, стрессов, дискомфорта, и пр.

Учет деятельности поможет проанализировать, как на самом деле Вы проводите свое время. Когда Вы впервые увидите отчет по Вашей деятельности, вероятно, Вас шокирует то количество времени, которое было потрачено впустую. Память в этом случае - далеко не лучший инструмент, так как Вы легко забываете время, потраченное на неважные задачи.

Как использовать данный инструмент.

Ведение учета деятельности на протяжении нескольких дней покажет Вам, как Вы проводите свое время, и когда Вы более всего продуктивны. Не меняя свое поведение и привычки, записывайте все, что Вы делаете, все, что происходит, на листе бумаги. Каждый раз, когда Вы меняете вид деятельности, открываете ли электронную почту, работаете ли, делаете кофе, общаетесь с коллегами, или что-либо другое, записывайте время этой смены деятельности на листок.

Также, записывая вид деятельности, учитывайте свои чувства, являетесь ли Вы в это время встревоженным, равнодушным, уставшим, бодрым и т.д. Делайте это периодически на протяжении дня.

Учитесь из своего отчета.

Как только Вы закончили учет своей активности на протяжении нескольких дней, приступайте к ее анализу. Вероятно, Вы будете встревожены количеством времени, потраченным на низкоприоритетные задачи.

Так же Вы сможете заметить особую активность в какой-то одной части дня, и пассивность в другой. На это может влиять количество времени, выделенное на отдых, время и количество приемов пищи, качество самой пищи. Учет Вашего времени даст Вам основу для экспериментов с этими переменными (еда, отдых и пр.).

Ваш анализ должен помочь Вам освободить определенное количество времени, применяя одно из нижеследующих действий:

- Устраните ту работу, за которую Ваш работодатель не платит Вам. Это могут быть задачи, которые должен выполнять в Вашей организации кто-то другой, или же персональные задачи, такие как чтение и написание электронных писем, не связанных с работой, или посещение форумов и сайтов.

- Запланируйте самую трудную, максимально отбирающую время, работу на тот период дня, в который Вы максимально эффективны. Таким образом, работа будет сделана лучше и на это уйдет гораздо меньше времени.

- Постарайтесь уменьшить количество переключений с задачи на задачу на протяжении дня. К примеру, читайте и отвечайте на письма по электронной почте "блоками" - утром и вечером. И не рассеивайте внимание на почту на протяжении всего дня.

- Уменьшите количество времени, уходящее на персональную деятельность, такую как приготовление кофе (делайте это по очереди в Вашем офисе - это сохранит Вам время и усилит командный дух).

Учет Вашей деятельности является отличным инструментом для контроля того, как Вы используете свое время. Так же этот учет может помочь Вам отследить изменения Вашей энергичности, эффективности и продуктивности на протяжении дня.

Анализируя отчет по своей деятельности, Вы сможете обнаружить и устранить все утечки времени, а также ненужные задачи. Также Вы узнаете время, в которое Вы наиболее продуктивны и сможете выполнять самую трудоемкую работу именно в это время.